Erste Schritte
Registriere Dein Team kostenlos und ohne Kreditkarte. Nach dem Login legst Du Dein erstes Event an und lädst die Module dazu, die Du brauchst — von der Einladung bis zum Check-in. Zwei Teammitglieder sind dauerhaft gratis.
Events anlegen
Ein Event hat einen Titel, ein Datum und einen Anwendungsfall: vollständiges Event mit Online-Anmeldung oder reiner Check-in für fremdverkaufte Tickets. Jedes neue Event bekommt automatisch ein Standardticket, damit Check-in und Badge-Druck sofort funktionieren. Über den geführten Assistenten bist Du in wenigen Klicks startklar.
Tickets & Kontingente
Lege beliebig viele Ticketarten an — Haupttickets (Pflicht) und optionale Zusatztickets, je mit Sichtbarkeit pro Rolle (Hauptgast/Begleitung) und maximaler Menge pro Gast. Kontingente werden bei der Anmeldung live reserviert (Warenkorb mit Countdown), damit niemand nach langem Ausfüllen vor einem ausgebuchten Ticket steht.
Gäste & Import
Pflege Gäste einzeln, aus dem mandantenweiten Adressbuch oder per CSV-Import. Der Import erkennt Spalten wie Name, E-Mail, Sprache, Rolle und Ticketzuweisung — und kann externe Ticketcodes übernehmen, wenn ticketYoo nur zum Einchecken genutzt wird. Begleitpersonen und Quellen (über welchen Sammellink kam der Gast) werden mitgeführt.
Eventseite & Registrierung
Gestalte eine öffentliche Eventseite mit eigenen Abschnitten, Farben und Schriften — inklusive lebendiger Inhalte wie Programm und Speaker. Gäste melden sich selbst an, wählen ihre Tickets und nehmen Begleitpersonen mit. Auf Wunsch bestätigt ein Double-Opt-in die Anmeldung rechtssicher; persönliche Links zeigen jedem Gast seine eigene, vorausgefüllte Ansicht.
Anmelde-Dokumentation (DOI-Nachweis)
Zu jeder Online-Anmeldung erstellt ticketYoo automatisch eine rechtssichere Dokumentation als Einwilligungsnachweis. Sie hält pro Gast fest, welche Angaben gemacht wurden, welche Einwilligungen auf Basis welcher Rechtstexte (in genau der dem Gast gezeigten Fassung) erteilt wurden und welche Networking-Optionen gewählt wurden — jeweils mit Zeitstempel und zur Datenminimierung anonymisierter IP-Adresse. Beim Double-Opt-in beweist das den Bestätigungszeitpunkt. Diese Dokumentation steckt als Block in der DOI-Bestätigungsmail und lässt sich zusätzlich in jede Event-Mail einbauen, sodass jeder Gast seinen eigenen, personalisierten Nachweis erhält.
Bezahlung & Rechnungen
Aktiviere pro Event Zahlungsarten wie Vorkasse, Rechnung oder Online-Zahlung. Bei Vorkasse werden die Tickets erst nach Zahlungseingang zugestellt. Rechnungen entstehen automatisch und GoBD-konform mit eigenem Nummernkreis und unveränderbarem Beleg — pro Bestellung.
Check-in & Badges
Scanne Tickets per App — atomar gegen Doppel-Einlass gesichert und für mehrere Bediener gleichzeitig. Pro Station lässt sich festlegen, welche Tickets gültig sind, und Gäste können vor Ort umgebucht werden. Namensschilder werden mit einem Designer gestaltet und beim Einchecken automatisch gedruckt (Brother, Zebra oder A4). Funktioniert auch für Events mit fremdem Ticketsystem.
Mailings
Versende Einladungen, Bestätigungen und Kampagnen über Deinen eigenen Absender (eigene Domain mit SPF/DKIM oder eigener SMTP-Server). E-Mails baust Du aus Blöcken mit Headerbild, Buttons und Personalisierung — responsiv und Outlook-fest. Trigger-Kampagnen verschicken Mails automatisch, etwa einige Minuten nach der Anmeldung; Wallet-Tickets landen direkt im Handy.
Gäste-App & Lead-Networking
Deine Gäste haben Tickets, Wallet-Pässe und Eventinfos in einer App dabei, vernetzen sich per QR-Lead-Scan (mit Notizfunktion) und chatten miteinander — alles DSGVO-konform mit beidseitiger Einwilligung. Wer keine App möchte, nutzt Tickets und Eventseite weiterhin im Browser.
Live-Statistik & Exporte
Verfolge Anmeldungen, Zusagen und die Check-in-Quote in Echtzeit und sieh, über welche Quellen Deine Gäste kamen. Exporte stellst Du frei aus beliebigen Feldern zusammen (CSV/Excel). Zeitlich begrenzte Gästelisten-Freigaben teilst Du gezielt — etwa nur die Teilnehmerzahl für den Caterer oder die Ankunftsliste für den Shuttleservice.
Team & Rollen
Arbeite mit Deinem Team zusammen und vergib Rollen pro Event: nur Check-in, Gästeliste oder volle Bearbeitung. So bekommt das Einlasspersonal genau die Rechte, die es braucht — ohne Zugriff auf alles andere.
Integration (API & SSO)
ticketYoo ist offen: Über eine token-basierte REST-API und Webhooks bindest Du Adressbuch, Events und Gäste an Deine Systeme an. Single Sign-On über Microsoft Entra ID meldet Mitarbeiter mit ihrem Firmenkonto an, und ein iCal-Feed bringt Termine in Apple, Google oder Outlook.
Datenschutz & Sicherheit
ticketYoo wird in Deutschland gehostet und ist ISO 27001 zertifiziert. Dateien und sensible Daten werden mit AES-256 verschlüsselt, es kommen nur technisch notwendige Cookies zum Einsatz (kein Tracking), und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt Du online ab. Beim Networking gilt beidseitige Einwilligung mit Widerruf pro Scan.