Erste Schritte
Registriere Dein Team kostenlos und ohne Kreditkarte. Nach dem Login legst Du Dein erstes Event an und lädst die Module dazu, die Du brauchst — von der Einladung bis zum Check-in. Zwei Teammitglieder sind dauerhaft gratis.
Events anlegen
Ein Event hat einen Titel, ein Datum und einen Anwendungsfall: vollständiges Event mit Online-Anmeldung oder reiner Check-in für fremdverkaufte Tickets. Jedes neue Event bekommt automatisch ein Standardticket, damit Check-in und Badge-Druck sofort funktionieren. Über den geführten Assistenten bist Du in wenigen Klicks startklar. Ein fertig aufgebautes Event speicherst Du als Vorlage im Team — Formular, Eventseite, Tickets und E-Mails inklusive — und legst das nächste Event mit Titel und Termin daraus an.
Tickets & Kontingente
Lege beliebig viele Ticketarten an — Haupttickets (Pflicht) und optionale Zusatztickets, je mit Sichtbarkeit pro Rolle (Hauptgast/Begleitung) und maximaler Menge pro Gast. Kontingente werden bei der Anmeldung live reserviert (Warenkorb mit Countdown), damit niemand nach langem Ausfüllen vor einem ausgebuchten Ticket steht. Mit der Vorverkaufsstelle verkauft Dein Team Tickets oder Sitzplätze im Saalplan am Schalter, kassiert an der eigenen Kasse und gibt das Ticket aus — auch anonym und auch nach Ende des Online-Verkaufs; Rechnung oder Kassenbon als Beleg stellst Du pro Event ein.
Gäste & Import
Pflege Gäste einzeln, aus dem mandantenweiten Adressbuch oder per CSV-Import. Der Import erkennt Spalten wie Name, E-Mail, Sprache, Rolle und Ticketzuweisung — und kann externe Ticketcodes übernehmen — etwa aus dem Teilnehmer-Export von Eventbrite oder der Gästeliste aus Luma —, wenn ticketYoo nur zum Einchecken und Namensschild-Druck genutzt wird (Eventbrite und Luma sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber; ticketYoo ist ein unabhängiges Produkt ohne Verbindung zu diesen Anbietern). Begleitpersonen und Quellen (über welchen Sammellink kam der Gast) werden mitgeführt.
Eventseite & Registrierung
Gestalte eine öffentliche Eventseite mit eigenen Abschnitten, Farben und Schriften — inklusive lebendiger Inhalte wie Programm und Speaker. Gäste melden sich selbst an, wählen ihre Tickets und nehmen Begleitpersonen mit. Auf Wunsch bestätigt ein Double-Opt-in die Anmeldung rechtssicher; persönliche Links zeigen jedem Gast seine eigene, vorausgefüllte Ansicht. Mit Wenn-dann-Bedingungen (UND/ODER) erscheinen Felder, ganze Formular-Abschnitte und Tickets nur, wenn frühere Antworten passen — eine Prüfliste findet Widersprüche und Sackgassen vorab.
Anmelde-Dokumentation (DOI-Nachweis)
Zu jeder Online-Anmeldung erstellt ticketYoo automatisch eine rechtssichere Dokumentation als Einwilligungsnachweis. Sie hält pro Gast fest, welche Angaben gemacht wurden, welche Einwilligungen auf Basis welcher Rechtstexte (in genau der dem Gast gezeigten Fassung) erteilt wurden und welche Networking-Optionen gewählt wurden — jeweils mit Zeitstempel und zur Datenminimierung anonymisierter IP-Adresse. Beim Double-Opt-in beweist das den Bestätigungszeitpunkt. Diese Dokumentation steckt als Block in der DOI-Bestätigungsmail und lässt sich zusätzlich in jede Event-Mail einbauen, sodass jeder Gast seinen eigenen, personalisierten Nachweis erhält.
Bezahlung & Rechnungen
Aktiviere pro Event Zahlungsarten wie Vorkasse, Rechnung oder Online-Zahlung. Bei Vorkasse werden die Tickets erst nach Zahlungseingang zugestellt. Rechnungen entstehen automatisch und GoBD-konform mit eigenem Nummernkreis und unveränderbarem Beleg — pro Bestellung.
Check-in & Badges
Scanne Tickets per App — atomar gegen Doppel-Einlass gesichert und für mehrere Bediener gleichzeitig. Pro Station lässt sich festlegen, welche Tickets gültig sind, und Gäste können vor Ort umgebucht werden. Namensschilder werden mit einem Designer gestaltet und beim Einchecken automatisch gedruckt (Brother, Zebra oder A4). Funktioniert auch für Events mit fremdem Ticketsystem — z. B. per Import des Eventbrite- oder Luma-Exports. Spontane Gäste legt Dein Team mit der Schnellanmeldung vor Ort in einem Griff an — Anmeldeformular, Ticketwahl und interne Check-in-Felder in einer Maske, auf Wunsch sofort eingecheckt, kassiert und mit Namensschild.
Mailings
Versende Einladungen, Bestätigungen und Kampagnen über Deinen eigenen Absender (eigene Domain mit SPF/DKIM oder eigener SMTP-Server). E-Mails baust Du aus Blöcken mit Headerbild, Buttons und Personalisierung — responsiv und Outlook-fest. Trigger-Kampagnen verschicken Mails automatisch, etwa einige Minuten nach der Anmeldung; Wallet-Tickets landen direkt im Handy.
Gäste-App & Lead-Networking
Deine Gäste haben Tickets, Wallet-Pässe und Eventinfos in einer App dabei, vernetzen sich per QR-Lead-Scan (mit Notizfunktion) und chatten miteinander — alles DSGVO-konform mit beidseitiger Einwilligung. Wer keine App möchte, nutzt Tickets und Eventseite weiterhin im Browser. Dazu kommen die interaktive Messekarte, Matchmaking, die Rallye (Sammeln, feste Reihenfolge oder Schnitzeljagd — mit QR-, Quiz-, Lead- und Foto-Aufgaben), Social Walls mit Netiquette und ein Offline-Modus, der Tickets, Programm und Karte ohne Netz bereithält. Live-Q&A zu Vorträgen (Beta) läuft über Eventseite, Link oder QR auf der Leinwand; der App-Reiter folgt.
Live-Statistik & Exporte
Verfolge Anmeldungen, Zusagen und die Check-in-Quote in Echtzeit und sieh, über welche Quellen Deine Gäste kamen. Exporte stellst Du frei aus beliebigen Feldern zusammen (CSV/Excel). Zeitlich begrenzte Gästelisten-Freigaben teilst Du gezielt — etwa nur die Teilnehmerzahl für den Caterer oder die Ankunftsliste für den Shuttleservice.
Team & Rollen
Arbeite mit Deinem Team zusammen und vergib Rollen pro Event: nur Check-in, Gästeliste oder volle Bearbeitung. So bekommt das Einlasspersonal genau die Rechte, die es braucht — ohne Zugriff auf alles andere.
Integration (API & SSO)
ticketYoo ist offen: Über eine token-basierte REST-API und Webhooks bindest Du Adressbuch, Events und Gäste an Deine Systeme an. Single Sign-On über Microsoft Entra ID meldet Mitarbeiter mit ihrem Firmenkonto an, und ein iCal-Feed bringt Termine in Apple, Google oder Outlook.
Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB)
Für Kanzleien, Praxen, Steuerberater und Notare ist schon die Gästeliste ein Berufsgeheimnis. Der Geheimnisträger-Modus (pro Team oder für eine ganze Installation) sperrt US-Dienste mit Gastdaten, bindet Google Wallet, Push, Stripe, PayPal und Microsoft 365 an eine protokollierte Zustimmung, verlangt vor jeder Funktion, die Gäste einander sichtbar macht, eine ausdrückliche Bestätigung und erzwingt die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Teammitglieder. Freigeschaltet wird er nach einer Dienstleistervereinbarung nach § 203 StGB / § 43e BRAO. Überblick auf der Seite für Berufsgeheimnisträger, Details in der Dokumentation.
Datenschutz & Sicherheit
ticketYoo wird in Deutschland gehostet und ist ISO 27001 zertifiziert. Dateien und sensible Daten werden mit AES-256 verschlüsselt. ticketYoo selbst setzt nur ein technisch notwendiges Cookie; aktiviert ein Veranstalter für seine Eventseite ein Statistik-Werkzeug, wird dieses erst nach Einwilligung des Gastes geladen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt Du online ab. Beim Networking gilt beidseitige Einwilligung mit Widerruf pro Scan.